Software de gestión de documentos administrativos para organismos del sector público

M-Files Ayuda a los organismos públicos de todos los niveles (federal, estatal, local y municipal) a gestionar y controlar los documentos que sustentan su trabajo en Microsoft 365. Sus contratos, expedientes, permisos, políticas y presentaciones reglamentarias tienen, cada uno de ellos, normas de cumplimiento, plazos de conservación y requisitos de auditoría.

Un hombre utilizando un teléfono con gráficos M-Files de Microsoft y M-Files .

Tu agencia quiere modernizar la forma en que trabajan los equipos en Microsoft 365, pero la normativa exige un control estricto de los documentos, normas de conservación y registros de auditoría. « M-Files » resuelve este problema incorporando mecanismos de gobernanza a tu inversión actual en Microsoft 365. Tu equipo podrá automatizar las aprobaciones, aplicar las normas de conservación y mantener el cumplimiento normativo sin ralentizar el trabajo.

Resolver los retos relacionados con la información pública

Mejorar la gestión de documentos y el cumplimiento normativo

M-Files Ayuda a su agencia a reforzar la gestión documental y a garantizar el cumplimiento normativo mediante controles basados en metadatos. Podrá organizar documentos, controlar versiones, establecer niveles de seguridad, aplicar normas de conservación y mantener registros de auditoría de forma automática. « M-Files » aplica permisos y controles de flujo de trabajo en función del tipo de documento, su fase en el proceso y su relación con otra información. Podrá gestionar políticas, procedimientos, expedientes de personal y otros documentos confidenciales a lo largo de todo su ciclo de vida sin necesidad de intervención manual.

Simplificar la gestión de los registros públicos

M-Files Ayuda a las organizaciones del sector público a gestionar los registros públicos y los documentos operativos mediante un sistema de gestión electrónica de documentos y registros (EDRMS) basado en metadatos. Los metadatos, los permisos, los registros de auditoría y los controles del ciclo de vida facilitan la localización, el control y la gestión de los registros, al tiempo que se cumplen los requisitos de conservación y eliminación. De este modo, se preserva el conocimiento institucional y se facilita a su equipo la reutilización de decisiones, relaciones e historial entre departamentos.

Agilizar los servicios a los ciudadanos y a las administraciones

M-Files La automatización de flujos de trabajo vincula tus documentos a revisiones, aprobaciones y fases de proceso definidas para solicitudes de permisos, peticiones de licencias, inspecciones, contratación pública, contratos, proyectos de inversión y programas de atención al ciudadano. Tú defines el flujo de trabajo una sola vez y M-Files se encarga de aplicarlo en todo momento. Deja de gestionar los documentos a través de cadenas de correos electrónicos y hojas de cálculo. Tu equipo tramita las solicitudes con mayor rapidez y coherencia, los ciudadanos ven avances reales y tú mantienes un registro de auditoría completo de cada decisión.

Reforzar la gobernanza de la información

M-Files Conecta tu información de forma nativa dentro de Microsoft 365 y entre SharePoint, unidades compartidas, correo electrónico, aplicaciones empresariales y repositorios heredados. En lugar de buscar en múltiples sistemas, tu equipo encuentra y gestiona todo en un solo lugar. « M-Files » amplía las experiencias de Microsoft 365 con las que ya estás familiarizado, incorporando una gestión basada en metadatos, flujos de trabajo automatizados, gestión de registros y controles del ciclo de vida para procesos con un uso intensivo de documentos. Tus empleados obtienen un acceso unificado a la información, mientras que tú aplicas controles de gobernanza coherentes en todas partes.

Crear una base preparada para la inteligencia artificial en el ámbito de la información pública

Tu agencia está explorando Microsoft Copilot y otras herramientas de IA para atender a los ciudadanos con mayor rapidez. Una información organizada y gestionada constituye la base de las iniciativas de IA. M-Files te ayuda a preparar y mejorar la información para Microsoft Copilot y otras iniciativas de IA mediante la aplicación de metadatos, permisos, relaciones, estado del flujo de trabajo, estado de aprobación y controles de gobernanza a tus documentos. Cuando Copilot comprende no solo lo que dice un documento, sino también quién puede acceder a él, en qué fase del proceso se encuentra, cuál es su estado de aprobación y cómo se relaciona con otros registros, se mejora la pertinencia, la seguridad y la fiabilidad de los resultados asistidos por IA. Su equipo obtiene mejores respuestas. Su organismo mantiene el control.

Profesionales que prueban una tableta con herramientas de búsqueda de documentos basadas en IA.

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Mujer utilizando M-Files metadatos de documentos y un flujo de trabajo de aprobación

Reducir los procesos basados en papel

M-Files Ayuda a los empleados públicos a reducir el trabajo en papel gracias a una gestión de documentos sin papel que sustituye los expedientes en papel y las cadenas de aprobación manuales por flujos de trabajo digitales que se pueden supervisar, auditar y adaptar a las necesidades. Una vez que los documentos se escanean o se crean digitalmente, M-Files organiza y automatiza su recorrido a lo largo de los procesos. Sus empleados se centran en el trabajo que realmente importa, mientras usted mantiene el control durante todo el ciclo de vida de los documentos.

Preguntas frecuentes