Yritysten sisällönhallinta (ECM): mitä se on ja miksi sillä on merkitystä?

Yritysten sisällönhallinta (Enterprise Content Management, ECM) auttaa organisaatioita keräämään, järjestämään, tallentamaan ja suojaamaan liiketoimintasisältöä. Se ottaa asiakirjat, sähköpostit, kuvat ja tallenteet pois hajallaan olevista kansioista, postilaatikoista ja paperitiedostoista ja tuo ne yhteen hallittuun järjestelmään.

ECM:n avulla tiedot ovat haettavissa, turvallisia ja oikeiden henkilöiden saatavilla oikeaan aikaan. Tuloksena on parempi tehokkuus, pienemmät riskit ja johdonmukaisempi toiminta.

Mikä on Enterprise Content Management (ECM)?

ECM on sekä strategia että joukko tekniikoita, joilla hallitaan sisältöä sen koko elinkaaren ajan. Se kattaa sen, miten tietoa luodaan, luokitellaan, suojataan, käytetään ja arkistoidaan.

Sen sijaan, että tiedostot olisivat siiloissa, ECM keskittää ne. Tiimit voivat hallita sopimuksia, laskuja, henkilöstörekistereitä, markkinointivaroja, tapaustiedostoja ja paljon muuta. Joissakin järjestelmissä käytetään kansiorakenteita, kun taas toiset (kuten M-Files) käyttävät metatietoja, jolloin voit hakea tiedostoa sen perusteella, mitä se koskee, eikä sen perusteella, mihin se on tallennettu.

Tämä lähestymistapa vähentää ajanhukkaa, estää päällekkäisen työn tekemisen ja vahvistaa vaatimustenmukaisuutta.

Miten ECM-järjestelmä toimii ja mitkä ovat sen tärkeimmät osat?

ECM-alusta yhdistää useita toimintoja yhteen sykliin:

• Ota kiinni: Tuo tietoja paperiskannauksista, sähköposteista, latauksista tai liitetyistä järjestelmistä. OCR- ja metatietomerkinnät auttavat luokittelemaan sisällön jo saapumispisteessä.
• Hallitse: Järjestä asiakirjoja metatiedoilla, sovella versionhallintaa, automatisoi työnkulkuja ja vahvista käyttöoikeuksia.
• Kauppa: Säilytä aktiiviset tiedostot turvallisesti arkistoissa, joissa niitä voidaan etsiä ja käyttää.
• Säilytä: Arkistoi tietueet pitkällä aikavälillä säilytyssääntöjen ja vaatimustenmukaisuuden turvaamisen avulla.
• Toimita: Tarjoa tietoa työntekijöille, asiakkaille tai integroiduille sovelluksille hakujen, portaalien tai API:iden kautta.

Nämä komponentit varmistavat, että tietoa ei vain tallenneta vaan sitä myös hallitaan aktiivisesti koko sen elinkaaren ajan.

Minkälaista sisältöä ECM voi hallita?

Nykyaikaiset ECM-järjestelmät käsittelevät lähes kaikenlaista jäsentymätöntä sisältöä, kuten:

• Word-asiakirjat, PDF-tiedostot ja laskentataulukot.
• Sähköpostit ja liitteet
• Skannatut kuvat ja lomakkeet
• Esitykset, suunnittelutiedostot ja grafiikka
• Kuvat, videot ja äänet
• Verkkosisältö ja digitaalinen omaisuus

Yhdistämällä nämä formaatit ECM vähentää päällekkäisyyksiä ja luo luotettavan, yhden totuuden lähteen.

Se yhdistää myös jäsennellyn ja jäsentymättömän tiedon. Strukturoitua tietoa on tietokannoissa, kuten ERP- tai CRM, mutta suurin osa liiketoimintatiedosta on strukturoimatonta. ECM tekee jäsentymättömästä tiedosta järjestettyä, haettavissa olevaa ja hyödynnettävissä olevaa.

Kuka tarvitsee ECM:ää tai mitkä yritykset ja osastot hyötyvät siitä?

Kaikki organisaatiot, jotka ovat riippuvaisia asiakirjoista tai tallenteista, hyötyvät ECM:stä. Esimerkkejä ovat mm:

• Rahoitus: laskut, ostotilaukset, tilintarkastukset.
• HR: työntekijätiedot, palvelukseen ottamista koskevat asiakirjat, koulutustiedostot.
• Oikeudelliset tiedot: sopimukset, sääntöjen noudattamista koskevat asiakirjat, tapausasiakirjat
• Myynti ja markkinointi: ehdotukset, esittelyt, materiaalit.
• Asiakaspalvelu: tilitiedostot, tukitiedot

Voimakkaasti säännellyt toimialat, kuten terveydenhuolto, rahoituspalvelut ja julkishallinto, ottavat usein käyttöön ECM:n noudattaakseen vaatimustenmukaisuusvaatimuksia. Mutta myös pienemmät yritykset hyötyvät. Jopa ilman tiukkoja määräyksiä ECM parantaa päivittäistä tehokkuutta pitämällä tiedot yhtenäisinä, turvallisina ja helposti saatavilla.

Miksi Enterprise Content Management on tärkeää yrityksille?

ECM ratkaisee yleisiä ongelmia, jotka hidastavat organisaatioiden toimintaa. Se:

• Säästää aikaa helpottamalla tiedostojen löytämistä
• Vähentää kustannuksia vähentämällä paperia ja manuaalisia prosesseja
• Vahvistaa kirjausketjujen ja säilyttämiskäytäntöjen noudattamista.
• Parantaa turvallisuutta valvotun pääsyn ja varmuuskopioiden avulla
• Tukee yhteistyötä versionseurannan ja työnkulun automatisoinnin avulla.

Käytännössä ECM:stä tulee päivittäisen toiminnan selkäranka. Se luo järjestystä, vähentää riskejä ja varmistaa, että tiedot ovat saatavilla silloin, kun niitä eniten tarvitaan.

Miten ECM eroaa tavallisista pilvitallennus- tai tiedostonjakotyökaluista?

Google Driven tai Dropboxin kaltaiset pilvitallennustyökalut tekevät tiedostojen tallentamisesta ja jakamisesta helppoa. Niistä puuttuu kuitenkin yrityksissä tarvittava edistynyt hallinta. Samoin muut sisältöalustat, kuten asiakirjahallinta- tai digitaalisen omaisuuden hallintajärjestelmät, hoitavat kukin osan kokonaisuudesta, mutta eivät ECM:n koko laajuutta.

ECM tarjoaa:

• Metatiedot ja edistynyt haku nopeuttavat hakua.
• Työnkulun automatisointi asiakirjojen siirtämiseksi hyväksymisprosessin läpi
• Arkistojen hallinta säilytysaikatauluineen ja laillisine säilytysajoineen
• Yksityiskohtaiset käyttöoikeudet ja yksityiskohtaiset kirjausketjut
• Integrointi ERP-, CRM ja muihin yritysjärjestelmiin

Pilvilevyt ovat hyödyllisiä perustallennukseen. ECM on kokonaisvaltainen järjestelmä, jolla hallitaan sisältöä koko sen elinkaaren ajan.

Seuraava askel kohti älykkäämpää sisällönhallintaa

Enterprise Content Management tarjoaa yrityksille luotettavan tavan hallita tietoa sen luomisesta sen pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Se pitää sisällön järjestyksessä, soveltaa johdonmukaisia sääntöjä ja tukee sekä vaatimustenmukaisuutta että tuottavuutta. Yritykset, jotka ottavat ECM:n käyttöön, vähentävät hukkaa, suojaavat arkaluonteisia tietoja ja helpottavat tietojen käyttöä tiimeissä ja osastoilla.

Haluatko tutustua syvällisemmin siihen, miten Enterprise Content Management muuttaa liiketoimintaa? Tutustu Yritysten sisällönhallintaan: The Complete Guide (Täydellinen opas ), jossa kerrotaan keskeisistä komponenteista, hyödyistä ja parhaista käytännöistä käyttöönottoa varten.